NÁVRH – na kontrolu odborníkom. Text nie je záväzný, kým ho po kontrole právnikom nezverejní správca aplikácie.
Ochrana osobných údajov v aplikácii aLogic
1. Kto je kto
1.1 Prevádzkovateľom osobných údajov zamestnancov a ďalších osôb, ktoré klient eviduje v aplikácii, je klient – organizácia, ktorá aplikáciu používa (podľa čl. 4 bod 7 nariadenia GDPR).
1.2 Sprostredkovateľom je poskytovateľ služby [NÁZOV PREVÁDZKOVATEĽA SLUŽBY], so sídlom [SÍDLO], IČO [IČO], kontakt [KONTAKT PRE OCHRANU ÚDAJOV] (ďalej „poskytovateľ“). Osobné údaje spracúva iba podľa zmluvy s klientom a jeho pokynov (čl. 28 GDPR).
1.3 Osobné údaje používateľov aplikácie (meno, e-mail, záznamy o prihlásení a súhlasoch) spracúva poskytovateľ na zabezpečenie prístupu do aplikácie. [DOPLNÍ ODBORNÍK – postavenie poskytovateľa pri týchto údajoch]
2. Účel spracúvania
Aplikácia slúži klientovi na riadenie kvality a plnenie povinností podľa predpisov, najmä:
- evidencia zamestnancov, pracovných pozícií, kvalifikácií, školení, zaškolení a lekárskych prehliadok,
- výdaj osobných ochranných pracovných prostriedkov a náradia,
- evidencia zariadení, revízií, meradiel a kalibrácií,
- riadené dokumenty a záznamy, audity, reklamácie, dodávatelia a zákazníci,
- prihlásenie, zabezpečenie a história zmien (kto a kedy záznam vytvoril alebo zmenil).
3. Kategórie osobných údajov
- identifikačné a kontaktné údaje zamestnancov (meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, adresa, telefón, e-mail, fotografia),
- pracovné údaje (oddelenie, pozícia, pracovný pomer, kvalifikácie, školenia, zaškolenia, výdaje OOPP a náradia, podpisy),
- údaje o zdravotnej spôsobilosti v rozsahu lekárskeho posudku (posúdenie spôsobilosti, lehoty) – iba v rozsahu, ktorý klientovi ukladá predpis,
- údaje používateľov (meno, e-mail, záznamy o prihlásení, IP adresa, súhlasy s dokumentmi).
4. Vyčítanie dokladov pomocou umelej inteligencie (Claude API)
4.1 Funkcia „Vyplniť z dokladu“ odošle fotografiu alebo PDF dokladu službe Claude (spoločnosť Anthropic) na rozpoznanie textu.
4.2 Funkcia je vypnutá. Zapne ju iba správca aplikácie na žiadosť klienta; pri lekárskych posudkoch iba s dátumom písomného súhlasu klienta. Bez zapnutia sa žiadny doklad mimo aplikácie neodosiela.
4.3 [DOPLNÍ ODBORNÍK – podmienky spracúvania u poskytovateľa služby Claude, prenos mimo EÚ, uchovanie údajov]
5. Kde sú údaje uložené
Aplikácia a údaje sú uložené na serveroch v Európskej únii. [DOPLNÍ PETER – poskytovateľ hostingu a lokalita]
6. Ako dlho údaje uchovávame
6.1 Lehoty uchovania nastavuje klient (správca nastavení klienta) v Nastaveniach → Ochrana údajov, podľa predpisov a vlastných potrieb.
6.2 Po uplynutí lehoty aplikácia ponúkne záznamy na skartáciu alebo výmaz; vymažú sa až po schválení oprávnenou osobou klienta a o výmaze sa vytvorí skartačný protokol. Údaje bývalých zamestnancov sa po lehote anonymizujú.
6.3 Po skončení zmluvy poskytovateľ údaje klienta vráti alebo vymaže podľa zmluvy.
7. Práva dotknutých osôb
Dotknutá osoba má právo na prístup k údajom, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť, právo namietať a podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR. Žiadosti o údaje evidované klientom vybavuje klient ako prevádzkovateľ; poskytovateľ mu pri tom pomáha.
8. Cookies
Aplikácia používa iba nevyhnutné cookies, bez ktorých nefunguje: cookie relácie (prihlásenie) a ochranný kľúč formulárov (XSRF-TOKEN). Nepoužíva analytické ani reklamné cookies a údaje neposiela tretím stranám na sledovanie. Preto nezobrazuje lištu so súhlasom s cookies.
9. Zabezpečenie
Prístup chráni heslo a podľa nastavenia klienta dvojfázové prihlásenie; údaje klientov sú oddelené; súbory sa vydávajú iba oprávneným používateľom; zmeny záznamov sa zaznamenávajú.
10. Kontakt
Otázky k ochrane osobných údajov: [KONTAKT PRE OCHRANU ÚDAJOV], technická podpora: podpora@alogic.sk.